Ein effektives Whistleblowing-Software-System ist ein integraler Bestandteil moderner Compliance- und Ethik-Managementsysteme. Es bietet Mitarbeitern und externen Stakeholdern sichere, anonyme Kanäle, über die sie Bedenken oder Behauptungen über Fehlverhalten äußern können. Bestimmte Merkmale und Funktionen von Whistleblowing-Systemen sind für ihre Wirksamkeit von entscheidender Bedeutung; in dieser Übersicht gehen wir auf einige wesentliche Anforderungen ein, wie z. B. Kosten, Funktionalität aus der Sicht des Hinweisgebers, Datenschutzfragen und Handhabung von Berichten.
Hauptmerkmale von Whistleblower Software
Anonymität und Datenschutz: Um die Identität derjenigen zu schützen, die Beschwerden anonym einreichen, sollte die Software strenge Anonymitäts- und Datenschutzstandards erfüllen, die anonyme Meldungen ermöglichen.
Sicherer Zugang und sichere Übertragung: Die Software sollte verschlüsselte Kommunikationskanäle verwenden, um die Daten während des Übertragungsprozesses zu schützen.
Benutzerfreundlichkeit: Damit jeder, der Missbrauch meldet, dies effektiv tun kann, muss die Plattform benutzerfreundlich sein, um technische Hürden oder Schwierigkeiten bei der Meldung von Missbrauch zu beseitigen.
Mehrsprachige Unterstützung: Für internationale Organisationen ist eine mehrsprachige Softwareunterstützung von entscheidender Bedeutung für ihre Arbeit.
Die Compliance-Teams profitieren von umfassenden Fallmanagement-Funktionen, die eine effiziente Bearbeitung, Untersuchung und Dokumentation von Meldungen erleichtern.
Kommunikationsfunktionen: Wenn möglich, sollte die Software einen sicheren und anonymen Dialog zwischen Hinweisgebern und ihren Sachbearbeitern ermöglichen.
Kosten von Whistleblower Software
Die Kosten für eine Hinweisgebersoftware variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Unternehmensgröße erheblich. Einige Anbieter berechnen monatliche oder jährliche Abonnementgebühren pro Benutzer oder Unternehmensgröße, während andere Lösungen auf die individuellen Bedürfnisse der Benutzer und die Wahl der Plattform zuschneiden können. Als besonders günstig wird aktuell der Dienst von Gendas.com genannt. Und dabei bietet das Angebot ab 39€ auch noch einen großen Umfang an Funktionen.
Die Funktionsweise aus der Sicht eines Informanten
Aus der Sicht eines Whistleblowers funktioniert die Software in der Regel wie folgt:
Zugriff auf die Plattform: Der Zugang zu einer Whistleblower-Plattform sollte über sichere und anonyme Kanäle wie URL oder Telefonportale erfolgen.
Melden: Um ihre Geschichte anonym mitzuteilen, füllen die Beschwerdeführer ein Formular für die Meldung von Vorfällen aus, in dem sie ihre Erfahrungen detailliert schildern und Beweise hochladen können. Außerdem muss die Entscheidung für Anonymität klar kommuniziert werden.
Einreichen und Bestätigen: Nach der Einreichung ihrer Meldung erhalten die Beschwerdeführer eine Eingangsbestätigung sowie ein Bestätigungsschreiben und eine Referenznummer, die sie bei künftigen Meldungen oder Untersuchungen verwenden können.
Anonymität und Schutz für Whistleblower
Moderne Systeme zum Schutz von Hinweisgebern setzen umfassende Maßnahmen zum Schutz der Identität von Hinweisgebern ein, von technischen Lösungen zur Anonymisierung der Kommunikation bis hin zu rechtlichen Rahmenbedingungen wie der EU-Whistleblower-Richtlinie, die garantieren, dass die Meldung von Verstößen nicht zu einer Bestrafung der Hinweisgeber führt.
Sobald eine Whistleblowing-Meldung eingereicht wird, durchläuft sie mehrere Phasen der Bearbeitung, bevor sie schließlich abgeschlossen wird.
Überprüfung: Jede Meldung, die von einer Behörde (z. B. Compliance) eingeht, wird von einer oder mehreren Abteilungen geprüft, um ihre Bedeutung und Dringlichkeit zu beurteilen.
Untersuchung: Je nach Situation wird eine umfassende Untersuchung der gemeldeten Vorfälle durchgeführt.
Maßnahmen: Auf der Grundlage der Untersuchungsergebnisse können geeignete Schritte eingeleitet werden, zu denen auch interne Disziplinarverfahren oder rechtliche Schritte gehören.
Rückmeldung an den Beschwerdeführer: Im Allgemeinen sollten alle Untersuchungen dem Beschwerdeführer zumindest teilweise ein Feedback geben, wobei die Anonymität so weit wie möglich gewahrt werden sollte.
Fazit
Ein wirksames Whistleblowing-System fördert das Vertrauen der Mitarbeiter in ihren Arbeitgeber und schafft gleichzeitig eine Atmosphäre der Transparenz und Verantwortlichkeit innerhalb einer Organisation. Die Investition in eine solche Software sollte daher nicht nur als Compliance-Maßnahme betrachtet werden, sondern als Teil eines positiven Beitrags zur Unternehmensethik und -kultur.